8 Tipps zur erfolgreichen Durchführung von Meetings

27/05/2019

Laut Wolf Management Consultants ist die Hälfte der gesamten Meetingzeit verschwendet, wobei 73 Prozent der Fachleute zugeben, dass sie unzusammenhängende Dinge tun, und 39 Prozent sogar in Meetings eingenickt sind. Denken Sie darüber nach, was die realen Kosten für Ihr Unternehmen im Zusammenhang mit unproduktiven Meetings sind. Mit der Zeit wird der Geldbetrag, der verschwendet wird, astronomisch.

Die Erstellung einer effektiven Meeting-Agenda und deren vorherige Versendung hilft, den Ton und die Ausrichtung des Meetings festzulegen. Eine feste Agenda, an die Sie sich strikt halten, kann organischen Gesprächen im Weg stehen, aber klare Start- und Endzeiten mit skizzierten Zielen und Themen für wichtige Segmente des Meetings können helfen, das Meeting vorwärts und auf den Punkt zu bringen.

Ein wichtiger Aspekt bei der Durchführung effektiver Meetings ist es, sicherzustellen, dass Sie die richtigen Personen zur richtigen Zeit dabei haben, die aktiv zum Meeting beitragen können. Für einen echten Richtungswechsel sollten Sie sich Teilnehmer außerhalb Ihres unmittelbaren Teams in Erinnerung rufen, die in der Lage sein könnten, verschiedene Perspektiven und Erfahrungen in das Meeting einzubringen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie in Ihrer Meeting-Beschreibung einen Link für die Einladung zur Videokonferenz einfügen, damit entfernte Mitarbeiter problemlos an der Konferenz teilnehmen und von Angesicht zu Angesicht an der Besprechung teilhaben können.

Stellen Sie sicher, dass alle im Raum wachsam sind und zu den Zielen des Meetings beitragen, indem Sie das Meeting optimistisch und engagiert halten. Die Unterteilung des Meetings in Paare oder Kleingruppen mit Aufgaben, an denen gemeinsam gearbeitet werden soll, stellt sicher, dass alle aktiv am Meeting teilnehmen. Sie können Ihre Meetings auch mit einem freundschaftlichen Wettbewerb zwischen den Gruppen anregen. Stellen Sie sicher, dass sich Remote-Mitarbeiter genauso einbezogen fühlen wie die Personen, die persönlich an der Besprechung teilnehmen. Lifesize macht es für Remote-Teilnehmer einfach, an der Besprechung teilzunehmen und ihren Bildschirm zu teilen. Die persönliche Interaktion hält sie auch während des Gesprächs konzentriert und engagiert.

Um verschiedene Perspektiven und Ansichten zu erhalten, sollte jeder an dem Meeting teilnehmen, aber oft werden Meetings von nur wenigen offenen Leuten dominiert. Manchmal kommen die besten Ideen von dem ruhigen Mitarbeiter, der nicht gut darin ist, in großen Gruppen zu sprechen, besonders wenn größere Persönlichkeiten im Raum sind. Fördern Sie ein Umfeld, das Feedback und Meinungen aller willkommen heißt, indem Sie die Teilnahme ausbalancieren. Bieten Sie jeder Person die Möglichkeit, während des Meetings zu sprechen, indem Sie regelmäßig um Input bitten und Fragen stellen.

Ein Team verliert an Dynamik, wenn Menschen mehrere Gespräche führen, die vom Kurs abweichen. Dies ist ein weiterer Grund, warum eine Agenda wichtig ist. Wenn ein Punkt auftaucht, der nicht auf der Tagesordnung steht, bitten Sie die Teilnehmer, das Thema auf das Ende des Meetings zu verlegen. Erwägen Sie die Auswahl eines Moderators, der Sie auf sanfte Weise an das Thema erinnert, das diskutiert wird, wenn das Meeting vom Kurs abkommt.

Ermutigen Sie die Teilnehmer, Wege zu finden, um Ihre Meetings effektiver zu gestalten. Sagen Sie ihnen im Voraus, dass Sie um Feedback bitten werden, damit sie ihre Gedanken sammeln und hilfreiche Vorschläge machen können. Halten Sie das Feedback möglichst kurz, unkompliziert und positiv. Anstatt zu fragen, „was ist schief gelaufen?“, fragen Sie „wie können wir uns verbessern?“ Dadurch bleibt der Fokus der Gruppe auf der Verbesserung der Meetings, anstatt auf Fehler hinzuweisen. Bitten Sie die Teilnehmer schließlich, konkrete Beispiele zu nennen, wie sie denken, dass das Meeting produktiver sein könnte.

Es ist durchaus üblich, dass Menschen vom gleichen Meeting mit völlig unterschiedlichen Interpretationen dessen, was während des Meetings diskutiert wurde, zurückkommen. Um Verwirrung zu vermeiden, fassen Sie das Meeting kurz zusammen, erinnern Sie alle an das Gesamtziel und stellen Sie sicher, dass jede Person weiß, was ihr nächster Arbeitsschritt ist, bevor das Meeting zu Ende ist. Versenden Sie nach dem Meeting das Protokoll um Missverständnisse zu vermeiden.

Bei vollen Terminkalendern, persönlichen Urlaubszeiten und kollidierenden Terminen ist es nicht möglich, dass jeder Mitarbeiter an jedem Meeting teilnimmt, zu dem er eingeladen wird. Manager teilen oft die Dokumente, die während einer Sitzung besprochen wurden, aber das Präsentationsmaterial spiegelt nur einen kleinen Teil dessen wider, was wirklich während der Sitzung stattgefunden hat, und lässt das organische Gespräch und die getroffenen Entscheidungen völlig außen vor. Lifesize Record and Share ermöglicht es Ihnen, Teil des Gesprächs zu sein, auch wenn Sie das Meeting nicht besucht haben. Es schaltet die Personen ein, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten, und dient als Referenz oder Auffrischung für diejenigen, die daran teilgenommen haben. Mit Lifesize Record and Share erhalten Sie eine robuste Videobibliothek, die Sie sofort ansehen, organisieren, speichern und teilen können, und das alles bequem von Ihrem Browser aus.